Adjoint(e) administratif(ve)

L’Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa offrira des soins de santé primaires en français à la population de l’Ouest d’Ottawa. Elle prendra progressivement en charge 6 725 patient·e·s, en priorisant d’abord les personnes francophones sans fournisseur de soins primaires inscrites au programme Accès Soins et résidant dans l’Ouest d’Ottawa.

Nouvelle corporation cocréée par l’Hôpital Montfort, la Coopérative multiservices francophone de l’Ouest d’Ottawa (CMFO) et le Conseil des écoles publiques de l’Est de l’Ontario (CEPEO), elle est gouvernée par son propre conseil d’administration et consolidée avec l’Hôpital Montfort, à l’instar de l’Institut du Savoir Montfort et de Santé Montfort.

Votre impact au sein de l’équipe  

Sous la supervision de la direction générale, l’adjoint·e administratif·ve assure un soutien administratif, organisationnel et opérationnel essentiel au bon fonctionnement de la clinique.

La personne titulaire du poste coordonne diverses activités administratives, soutient la direction générale et les instances de gouvernance, contribue aux processus administratifs liés aux ressources humaines et aux finances, et agit comme personne-ressource auprès des fournisseurs, partenaires et membres de l’équipe.

Par son professionnalisme, sa rigueur et son sens de l’organisation, elle contribue à l’efficacité des opérations et au développement d’une organisation collaborative et centrée sur les besoins de la communauté.

Principales Responsabilités

Soutien à la direction générale

• Gérer l’agenda, la correspondance et les suivis administratifs de la direction générale.
• Préparer, rédiger et mettre en forme divers documents, rapports, présentations et communications.
• Assurer le suivi des échéanciers, dossiers et actions découlant des rencontres.
• Maintenir des systèmes efficaces de classement et de gestion documentaire.
  
  

Soutien à la gouvernance

• Coordonner la préparation et l’organisation des réunions du conseil d’administration et de ses comités.
• Préparer les convocations, ordres du jour et documents de réunion.
• Rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions et actions.
• Maintenir à jour les registres et la documentation de gouvernance.
  
  

Coordination administrative de la clinique

• Coordonner les activités administratives quotidiennes et assurer le bon déroulement des opérations.
• Mettre à jour et améliorer les outils, procédures et systèmes de suivi administratifs.
• Organiser les réunions, formations et événements de l’organisation.
• Assurer le suivi administratif des contrats, ententes, fournisseurs et échéanciers organisationnels.
  
  

Soutien administratif en ressources humaines et en finances

• Participer aux processus administratifs liés au recrutement, à l’embauche et à l’accueil des nouveaux employés.
• Maintenir les dossiers administratifs des employés de manière sécuritaire et confidentielle.
• Assurer le suivi administratif des congés, formations et documents requis.
• Coordonner le traitement administratif des factures, remboursements et autres documents financiers.
• Soutenir la préparation de rapports et de suivis administratifs et financiers.
  
  

Communications et relations avec les partenaires

• Agir comme point de contact administratif auprès des partenaires, fournisseurs et collaborateurs.
• Coordonner certaines communications internes et externes.
• Maintenir à jour les répertoires, listes de contacts et documents de référence.
• Représenter l’organisation avec professionnalisme, courtoisie et discrétion.
  
  

Profil D’exigences

Formation et expérience professionnelle

• Détenir un diplôme d’études collégiales en administration, bureautique ou domaine connexe;
• Posséder un minimum de deux (2) années d'expérience dans un poste jugé équivalent;
• Être apte à communique dans les deux langues officielles (français/anglais), à l’oral et à l’écrit, à un niveau intermédiaire;
• Réussir les examens de sélection.
  
  

Les atouts qui font une différence 

• Expérience auprès d’une direction, d’un conseil d’administration ou dans le secteur de la santé;
• Expérience en soutien administratif RH ou financier.
  
  

Déclaration

Dans le présent document, le genre unique est utilisé afin d’alléger le texte et se veut inclusif de toutes et tous.

Cette offre d’emploi vise à pourvoir un poste actuellement vacant.

Équité en matière d’emploi

L'Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa souscrit au principe de l’équité en matière d’emploi et invite les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles à poser leur candidature.

Mesures d’adaptation

Si vous avez besoin de mesures d’adaptation durant le processus de sélection, veuillez nous aviser par courriel au [email protected] dès que possible. Nous mettrons en place toutes les mesures requises pour vous permettre d’être évalué de manière juste et équitable.

L’Hôpital Montfort étudie en toute confidentialité les demandes de mesures d’adaptation et se réserve le droit de requérir des documents justificatifs.

Divulgation relative à l’intelligence artificielle

L’Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa pourrait utiliser des outils technologiques, incluant l’intelligence artificielle, pour soutenir certaines étapes du tri ou de l’évaluation des candidatures. Toute décision finale d’embauche est prise par une personne en charge du recrutement.

Communication avec les candidats

Un accusé de réception sera envoyé à la suite de votre candidature.

Les personnes sélectionnées pour une évaluation ou une entrevue seront contactées. À la suite d’une entrevue, l’Équipe de santé familiale communautaire Montfort de l’Ouest d’Ottawa s’engage à informer chaque candidat du statut de sa candidature dans un délai maximal de 45 jours.