Secrétaire administrative

Soutien administratif Direction : Direction des études Service : Services d'aide à l'intégration des élèves (SAIDE) Nom du supérieur immédiat : Étienne Rouleau Entrée en fonction prévue : 2026-08-21 Un cégep ouvert d'esprit Le cégep du Vieux Montréal souscrit à un programme d'accès à l'égalité en emploi et invite les femmes, les personnes handicapées, les membres des minorités visibles et ethniques ainsi que les autochtones à présenter leur candidature Description : NATURE DE L’EMPLOI
Sous la responsabilité de la direction adjointe, la personne de cette classe d’emploi assume des fonctions d’accueil, diverses tâches de soutien administratif et des fonctions plus complexes de collaboration reliées aux activités du service d’aide à l’intégration des étudiantes et étudiants.

PRINCIPALES RESPONSABILITÉS

• Accueille et informe toute personne qui se présente à l’accueil principal du SAIDE et les oriente vers les ressources appropriées ;
• Prévoit les rendez-vous des conseillers en services adaptés, répond aux courriels, aux appels téléphoniques ainsi qu’aux demandes de renseignements d’ordre général ;
• Compose des documents, assure la mise en page de documents divers, conçoit et rédige des notes de service ainsi que la correspondance courante ;
• Effectue des recherches et prépare la synthèse sur des sujets en lien avec le SAIDE ;
• Tient à jour les échéanciers et en vérifie le respect ;
• Organise les réunions des différents comités, convoque les participants, prépare les dossiers, y assiste lorsque requis, prend des notes et les distribue aux personnes concernées et tient à jour les listes de membres des divers comités ;
• Voit à la diffusion de la documentation interne et externe au besoin ;
• Participe au développement du système de classement, tient à jour les dossiers et achemine en temps opportun des fichiers, des pièces ou des dossiers à la gestion documentaire ;
• Assure la réservation de matériel et de locaux ;
• Utilise les outils technologiques de l’information et des communications mis à sa disposition en lien avec les travaux à réaliser

Accomplit, au besoin, toutes autres tâches connexes.

QUALIFICATIONS REQUISES
Détenir un diplôme d’études professionnelles (DEP) avec option appropriée ou un diplôme d’études secondaires (DES) ou un diplôme ou une attestation d’études dont l’équivalence est reconnue par l’autorité compétente, et avoir quatre (4) années d’expérience pertinente.

EXIGENCES PARTICULIÈRES

• Connaît une méthode de prise de notes, le traitement et la disposition des textes ;
• Excellente maîtrise des logiciels de la suite Office (Word, Excel, Outlook, Teams, etc.) ;
• Connaît les méthodes et les usages propres à la tenue d’un secrétariat ;
• Possède une très bonne connaissance du français écrit et parlé ;
• Sens de l’autonomie, de l’accueil et du service à la clientèle ;
• Sens éthique et engagement élevé à l’égard de la protection des renseignements personnels et de la confidentialité ;
• Très bonnes aptitudes pour les communications verbales et écrites.

Tests requis : Le Collège se réserve le droit de faire passer un test de français écrit, un test sur le logiciel Excel et un test écrit de mises en situation aux personnes candidates Statut de l'emploi : Remplacement temps partiel Durée de l'emploi prévue : Indéterminée ou jusqu’au retour de la titulaire absent (retour prévu le 21 décembre 2026). Possibilité de prolongation Lieu de travail : Cégep du Vieux Montréal, 255, rue Ontario Est, Montréal, H2X 1X6 Horaire de travail : 7 h par semaine, soit le vendredi de 8h30 à 16h30 Date début de l'affichage : 2026-06-18 Date et heure de fin de l'affichage externe : 2026-06-25 17:00 Échelle salariale : de 25,83 $ à 29,80 $ de l’heure Nom du titulaire : Cathy Préville Nom du prédécesseur : Remarques : Nous remercions toutes les personnes qui poseront leur candidature, mais ne communiquerons qu’avec celles retenues pour une entrevue