Customer Service Administrator
Securo Group Inc
Date: 4 days ago
City: Dorval, QC
Contract type: Full time

About Us
Securo, an innovative company with 35 years of experience in property security, is looking for a bilingual dispatch agent and receptionist to join our dynamic team. We offer customized residential and commercial security solutions using state-of-the-art technology.
Key Responsibilities – Reception & Technician-Dispatch Administrator
Reception & Front-Desk Duties
Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens
Accueil et réception
Securo, an innovative company with 35 years of experience in property security, is looking for a bilingual dispatch agent and receptionist to join our dynamic team. We offer customized residential and commercial security solutions using state-of-the-art technology.
Key Responsibilities – Reception & Technician-Dispatch Administrator
Reception & Front-Desk Duties
- Warmly greet all visitors, clients, and vendors; ensure sign-in / security protocols are followed
- Manage a multi-line phone system and shared email inbox, triaging inquiries to the right team members
- Provide first-level information on company services, pricing, and basic troubleshooting steps
- Receive mail, packages, and courier deliveries; log and distribute promptly
- Keep the lobby and front desk area tidy, stocked, and client-ready at all times
- Monitor incoming service requests (calls, emails, ticketing software) and create service orders with complete, accurate details
- Prioritize jobs using urgency, client SLA, technician skill set, and geographic proximity
- Build efficient daily and weekly routes; adjust schedules in real time when emergencies or delays arise
- Confirm appointments with clients (phone, SMS, or email) and send reminders / access instructions
- Track technician departures, arrivals, and job completion status using GPS or workforce-management tools (e.g., TrackTik, Zendesk, Service Titan)
- Coordinate parts availability, equipment pick-ups, and site access requirements before dispatching
- Enter and update client information, job notes, and time logs in the CRM / ERP system
- Generate work orders, service reports, and PO numbers; obtain client signatures on completion
- Prepare daily dispatch summaries and technician workload reports for management
- Assist accounting by flagging billable hours, collecting credit-card details, and verifying purchase order references
- Follow up on open tickets, warranty claims, and return-visit needs to ensure timely resolution
- Serve as the central point of contact between field technicians, sales reps, project managers, and clients
- Escalate technical issues or resource conflicts to appropriate supervisors without delay
- Maintain clear, bilingual (English/French) communication when required, both verbally and in writing
- Provide technicians with job documentation (drawings, access codes, H&S forms) before arrival on site
- Verify that technicians possess required certifications, permits, and PPE for each job
- Record incident reports, near-misses, and customer complaints according to company procedure
- Contribute to process improvements—e.g., refining dispatch workflows, creating phone/email templates, or updating SOPs
- Protect confidential client data by following privacy and cybersecurity policies
Responsabilités clés – Réception & Administration de la répartition des techniciens
Accueil et réception
- Accueillir chaleureusement visiteurs, clients et fournisseurs ; assurer le respect des protocoles de sécurité et d’inscription
- Gérer un système téléphonique multi-lignes et une boîte courriel partagée, puis aiguiller les demandes vers les bonnes personnes
- Fournir un premier niveau d’information sur les services, la tarification et les étapes de dépannage de base
- Réceptionner le courrier, les colis et les livraisons de messagerie ; consigner et distribuer rapidement
- Maintenir l’aire d’accueil propre, bien rangée et prête à recevoir les clients en tout temps
- Surveiller les demandes de service entrantes (appels, courriels, logiciel de billets) et créer les bons de travail avec des détails complets et exacts
- Prioriser les interventions selon l’urgence, les SLA, les compétences des techniciens et la proximité géographique
- Élaborer des routes quotidiennes et hebdomadaires efficaces ; ajuster les horaires en temps réel lors d’urgences ou de retards
- Confirmer les rendez-vous avec les clients (téléphone, SMS ou courriel) et envoyer rappels / consignes d’accès
- Suivre les départs, arrivées et statuts de fin de tâche des techniciens via GPS ou outils de gestion de main-d’œuvre (p. ex. TrackTik, Service Titan)
- Coordonner la disponibilité des pièces, la collecte d’équipement et les exigences d’accès avant la répartition
- Saisir et mettre à jour les informations clients, les notes de travail et les feuilles de temps dans le CRM / ERP
- Générer bons de travail, rapports de service et numéros de bons de commande ; obtenir la signature du client à la clôture
- Préparer des résumés quotidiens de répartition et des rapports de charge de travail pour la direction
- Aider le service de comptabilité en signalant les heures facturables, en recueillant les données de paiement et en validant les bons de commande
- Faire le suivi des billets ouverts, des réclamations sous garantie et des visites de retour pour assurer une résolution rapide
- Servir de point de contact central entre techniciens, représentants commerciaux, chargés de projet et clients
- Élever sans délai les problèmes techniques ou conflits de ressources aux superviseurs concernés
- Maintenir une communication claire et bilingue (français/anglais) à l’oral et à l’écrit
- Remettre aux techniciens la documentation de chantier (plans, codes d’accès, formulaires SST) avant leur arrivée sur site
- Vérifier que les techniciens possèdent les certifications, permis et EPI requis pour chaque intervention
- Consigner les rapports d’incident, quasi-accidents et plaintes clients selon la procédure interne
- Contribuer à l’amélioration des processus : optimisation des flux de répartition, création de modèles de courriel/téléphone, mise à jour des SOP
- Protéger les données confidentielles des clients en appliquant les politiques de confidentialité et de cybersécurité
How to apply
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