Station Admin - YUL

Menzies Aviation LATAM


Date: 2 weeks ago
City: Dorval, QC
Contract type: Full time
Job Details

Description

Main accountabilities include:

  • Collects all statistical data for the Station Manager to be able to formulate required reports.
  • Responsible for all accounts receivable and payable functions.
  • Ensures that all new hires have completed the required paper work, policies and are set up for payroll.
  • Ensures that the employee files fall under the Company 8 Pillar compliance, which includes all required.
  • Process payroll for location.
  • Works with HR to ensure all employees have completed their enrolment for company benefits and coordinates their enrolment through the corporate office.
  • Ensures that employees have current ID on file (Valid RAIC, Driver’s Licence, Birth Certificate, Passport or Citizenship or PR Card, SIN Card).
  • Coordinates administrative assistance.
  • Represent the company in a professional manner.
  • Assists the General Manager (or substitute) with financial reports and invoicing.
  • Assists local Health & Safety Committee with minute taking and assisting with follow up items.
  • Other duties as assigned by a direct or indirect superior manager.
  • Responsible for the employee’s uniform stock control in accordance with the station approved budget.
  • Uniform orders and follow-up if missing items.
  • Ensure professional uniform delivery and communication to all staff (Uniform hours etc.).
  • Implement and maintain a hand-in process whenever staff hand in or change uniform.
  • Responsible for the control of office equipment and operating supplies. Arrange for repair/maintenance as necessary.
  • Manage and coordinate stationary, water and vending machine supplies.
  • Responsible for the administration of contracts between the Company and approved company suppliers.
  • Responsible for the maintenance of the company premises and annexes by the use of contracted maintenance providers.
  • Ensures tasks are performed in accordance with the Company and Airlines specific procedures and policies.
  • Required to attend the mandatory training imposed by the Company and Airlines as per job role.
  • Booking of hotel and meetings rooms as per request from Station Manager or HR team.
  • Provide confidential secretarial and administrative support to the Station Manager, HR team and the team of Operational Managers.
  • Assist HR team in document retention and filing according to Menzies Policy, keeping personal files up to date.
  • Support the Management team and HR team in communication information towards staff.
  • Liaise with the company approved suppliers in regard to any signed agreements between them and Menzies Aviation YUL.
  • Other duties as assigned.

Qualifications And Experience

  • Previous administrative, payroll experience.
  • Fluent in English and French
  • Ability to communicate verbally and written in English in a clear, concise manner.
  • Must be able to treat confidential information as required.
  • Proficient in MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook etc.
  • Must have and maintain valid Transport Canada Security Clearance.
  • Must have valid G or G2 Provincial driver’s license in good standing.
  • Must be available and flexible to work variable shifts, weekends and holidays when required.
  • Must be at least 18 years of age & legally able to work in Canada.
  • Proficient in Federal Labor Code.
  • Must be able to lift up to 30 kg when required.
  • Able to comply with an administrative working schedule and work extended hours when required.
  • Able to manage the working time in a very efficient way in order to finish the tasks in a timely manner.
  • Ability to work using own initiative and without supervision.
  • Good attention to details.
  • Good team player.
  • Excellent organization planning and administrative skills
  • Excellent interpersonal skills with the ability to communicate with people at different levels and from different geographical and ethnic cultures.
  • Experience of working in a busy, sometimes high pressure environment.
  • Experience of dealing with work of a confidential and sensitive nature.

Les Principales Responsabilités Comprennent

  • Recueille toutes les données statistiques pour que le gestionnaire de la station puisse formuler les rapports requis.
  • Responsable de toutes les fonctions des comptes débiteurs et créditeurs.
  • S'assure que toutes les nouvelles recrues ont rempli les documents requis, les politiques et sont configurées pour la paie.
  • S'assure que les dossiers des employés relèvent de la conformité au pilier 8 de l'entreprise, qui comprend tout ce qui est requis.
  • Traiter la paie pour l'emplacement.
  • Travaille avec les RH pour s'assurer que tous les employés ont terminé leur inscription aux avantages sociaux de l'entreprise et coordonne leur inscription par l'intermédiaire du siège social.
  • S'assure que les employés ont une pièce d'identité à jour au dossier (CIZR valide, permis de conduire, certificat de naissance, passeport ou citoyenneté ou carte RP, carte NAS).
  • Coordonne l'assistance administrative.
  • Représenter l'entreprise de manière professionnelle.
  • Assiste le directeur général (ou son remplaçant) avec les rapports financiers et la facturation.
  • Aide le comité local de santé et de sécurité à rédiger des procès-verbaux et à effectuer des suivis.
  • Autres tâches assignées par un supérieur hiérarchique direct ou indirect.
  • Responsable du contrôle des stocks d'uniformes de l'employé conformément au budget approuvé de la station.
  • Commandes uniformes et suivi si articles manquants. Assurer la livraison et la communication uniformes professionnelles à tout le personnel (horaires uniformes, etc.).
  • Mettre en œuvre et maintenir un processus de remise chaque fois que le personnel remet ou change d'uniforme.
  • Responsable du contrôle du matériel de bureau et des fournitures de fonctionnement.
  • Organiser la réparation/l'entretien si nécessaire. Gérer et coordonner les fournitures de papeterie, d'eau et de distributeurs automatiques.
  • Responsable de l'administration des contrats entre l'entreprise et les fournisseurs agréés de l'entreprise.
  • Responsable de l'entretien des locaux et des annexes de l'entreprise en faisant appel à des prestataires de maintenance sous contrat.
  • S'assure que les tâches sont effectuées conformément aux procédures et politiques spécifiques de la société et des compagnies aériennes.
  • Nécessaire pour assister à la formation obligatoire imposée par la compagnie et les compagnies aériennes selon le rôle du poste.
  • Réservation d'hôtel et de salles de réunion à la demande du chef de gare ou de l'équipe RH.
  • Fournir un soutien administratif et de secrétariat confidentiel au chef d'escale, à l'équipe des RH et à l'équipe des responsables opérationnels.
  • Aider l'équipe des RH à conserver et à classer les documents conformément à la politique de Menzies, en tenant à jour les dossiers personnels.
  • Soutenir l'équipe de direction et l'équipe RH dans la communication d'informations vers le personnel.
  • Assurer la liaison avec les fournisseurs approuvés par l'entreprise en ce qui concerne tout accord signé entre eux et Menzies Aviation YUL Autres tâches assignées.

Diplômes Et Expérience

  • Expérience antérieure en administration, paie.
  • Parle couramment l'anglais et le français Capacité à communiquer verbalement et par écrit en anglais de manière claire et concise.
  • Doit être capable de traiter les informations confidentielles au besoin. Maîtrise de MS Office, Word, Excel, Power Point, Outlook, etc.
  • Doit détenir et maintenir une cote de sécurité valide de Transports Canada.
  • Doit détenir un permis de conduire provincial G ou G2 valide en règle.
  • Doit être disponible et flexible pour travailler des quarts de travail variables, les fins de semaine et les jours fériés, au besoin.
  • Doit être âgé d'au moins 18 ans et être légalement capable de travailler au Canada.
  • Maîtrise du code fédéral du travail. Doit être capable de soulever jusqu'à 30 kg au besoin.
  • Capable de se conformer à un horaire de travail administratif et de travailler des heures prolongées au besoin.
  • Capable de gérer le temps de travail de manière très efficace afin de terminer les tâches en temps opportun.
  • Capacité à travailler de sa propre initiative et sans supervision.
  • Bonne attention aux détails. Bon joueur d'équipe.
  • Excellentes compétences en planification organisationnelle et en administration Excellentes compétences interpersonnelles avec la capacité de communiquer avec des personnes de différents niveaux et de différentes cultures géographiques et ethniques.
  • Expérience de travail dans un environnement occupé, parfois sous haute pression.
  • Expérience de la gestion de travaux de nature confidentielle et sensible.

How to apply

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